Przechowywanie dokumentów w biurze – jak to robić i jak długo trzeba je zachować?
Porządek w firmowych dokumentach to podstawa. Czy wiesz jednak, jak długo powinieneś je trzymać w domu i jak się ich pozbyć po upływie przepisowego czasu? Oto wszystko, co powinieneś o tym wiedzieć!
Dlaczego musisz przechowywać ważne dokumenty?
Skąd to całe zamieszanie z przechowywanie wrażliwych danych? Wszystko to rozpoczęła się ponad rok temu, kiedy to w życie weszła Ustawa o Ochronie Danych Osobowych, zwana potocznie RODO. Przepisy te dotyczą każdej firmy, która przetwarza dane osobowe i nakładają na nią obowiązek nie tylko bezpiecznego przechowywania takich informacji, lecz również natychmiastowego usunięcia ich po upływie tego czasu – i to przy użyciu niszczarki do dokumentów o określonych parametrach.
Obecnie obowiązuje jeszcze okres wdrożeniowy, dlatego też kary za łamanie przepisów są jeszcze dość łagodne. Docelowo jednak mają być na tyle wysokie, by skutecznie zniechęcić przed takimi sytuacjami – mogą sięgać nawet 10 mln złotych lub 4% rocznego obrotu firmy.
Obowiązek przechowywania dokumentów – jak długo obowiązuje?
Robisz porządek w firmowej dokumentacji i zastanawiasz się nad tym, co możesz już legalnie i bezpiecznie wyrzucić? Obowiązkowy czas przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i wynosi:
- księgi podatkowe i dokumenty księgowe – 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały złożone;
- dokumenty dotyczące spraw kadrowych - 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika, choć nie zawsze. Dla pracowników zatrudnionych po 1. stycznia 2019 obowiązuje już 10-letni okres obowiązkowego magazynowania akt osobowych;
- dokumenty związane z ZUSem – 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Jak prawidłowo zniszczyć dokumenty?
Choć Ustawa o Ochronie Danych Osobowych, zwana również RODO, funkcjonuje już prawie od roku, prawidłowe niszczenie wrażliwych dokumentów wciąż sprawia niemałą trudność. A największym problemem jest to, jak je zniszczyć, by nie narazić się na karę w razie ewentualnej kontroli. Dobra niszczarka do dokumentów powinna się cechować następującymi właściwościami:
- stopień tajności – absolutne minimum stanowi tutaj stopień P4 (ścinki o szerokości mniejszej niż 2 mm i długości mniejszej niż 15 mm), choć oczywiście P5 (ścinki o szerokości mniejszej niż 0,8 mm i długości mniejszej niż 13 mm) zapewni Ci większe bezpieczeństwo;
- sposób cięcia papieru – niszczarki do dokumentów o takiej klasie mogą ciąć papier na dwa sposoby: na paski i ścinki. Oba typy robią to równie skutecznie, więc pod tym względem nie musisz martwić się przepisami RODO;
- sposób zasilania – do Twojej dyspozycji są modele zasilane elektrycznie lub ręcznie, czyli wyposażone w mechanizm korbowy. Nie ulega wątpliwości, że to te pierwsze są znacznie wydajniejsze i komfortowe w codziennym użytkowaniu, więc to właśnie je polecamy szczególnie Twojej uwadze.
Artykuł partnera
Zobacz również
Komentarze (0)
Ile kosztuje okno dachowe z montażem?
VOkna dachowe to doskonały sposób na doświetlenie i wentylację poddasza. Dodają uroku i przestronności, a także mogą zwiększyć wartość nieruchomości. Zanim jednak zdecydujemy się na ich zakup, warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami, jedną z najważniejszych jest oczywiście cena...
Wprowadzenie do Świata Glazury
V Glazura nie jest tylko estetycznym wykończeniem – to istotny element konstrukcyjny, który wpływa na trwałość i higienę pomieszczeń, zwłaszcza tych narażonych na działanie wody i wilgoci, jak łazienki czy kuchnie. Odpowiedni wybór glazury, oprócz podniesienia walorów...
VSamochód to dla wielu osób nie tylko środek transportu, ale także miejsce pracy, rozrywki czy po prostu przestrzeń do relaksu. Nic więc dziwnego, że coraz chętniej sięgamy po różnego rodzaju gadżety, które umilają nam podróże i sprawiają, że jazda staje się bardziej komfortowa i...
Zostaw komentarz