30 maja 2019 Udostępnij

Przechowywanie dokumentów w biurze – jak to robić i jak długo trzeba je zachować?

Porządek w firmowych dokumentach to podstawa. Czy wiesz jednak, jak długo powinieneś je trzymać w domu i jak się ich pozbyć po upływie przepisowego czasu? Oto wszystko, co powinieneś o tym wiedzieć!

Dlaczego musisz przechowywać ważne dokumenty?

Skąd to całe zamieszanie z przechowywanie wrażliwych danych? Wszystko to rozpoczęła się ponad rok temu, kiedy to w życie weszła Ustawa o Ochronie Danych Osobowych, zwana potocznie RODO. Przepisy te dotyczą każdej firmy, która przetwarza dane osobowe i nakładają na nią obowiązek nie tylko bezpiecznego przechowywania takich informacji, lecz również natychmiastowego usunięcia ich po upływie tego czasu – i to przy użyciu niszczarki do dokumentów o określonych parametrach.

Obecnie obowiązuje jeszcze okres wdrożeniowy, dlatego też kary za łamanie przepisów są jeszcze dość łagodne. Docelowo jednak mają być na tyle wysokie, by skutecznie zniechęcić przed takimi sytuacjami – mogą sięgać nawet 10 mln złotych lub 4% rocznego obrotu firmy.

dokumenty w biurze

 

Obowiązek przechowywania dokumentów – jak długo obowiązuje?

Robisz porządek w firmowej dokumentacji i zastanawiasz się nad tym, co możesz już legalnie i bezpiecznie wyrzucić? Obowiązkowy czas przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i wynosi:

- księgi podatkowe i dokumenty księgowe – 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały złożone;

- dokumenty dotyczące spraw kadrowych - 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika, choć nie zawsze. Dla pracowników zatrudnionych po 1. stycznia 2019 obowiązuje już 10-letni okres obowiązkowego magazynowania akt osobowych;

- dokumenty związane z ZUSem – 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

 

Jak prawidłowo zniszczyć dokumenty?

Choć Ustawa o Ochronie Danych Osobowych, zwana również RODO, funkcjonuje już prawie od roku, prawidłowe niszczenie wrażliwych dokumentów wciąż sprawia niemałą trudność. A największym problemem jest to, jak je zniszczyć, by nie narazić się na karę w razie ewentualnej kontroli. Dobra niszczarka do dokumentów powinna się cechować następującymi właściwościami:

- stopień tajności – absolutne minimum stanowi tutaj stopień P4 (ścinki o szerokości mniejszej niż 2 mm i długości mniejszej niż 15 mm), choć oczywiście P5 (ścinki o szerokości mniejszej niż 0,8 mm i długości mniejszej niż 13 mm) zapewni Ci większe bezpieczeństwo;

- sposób cięcia papieru – niszczarki do dokumentów o takiej klasie mogą ciąć papier na dwa sposoby: na paski i ścinki. Oba typy robią to równie skutecznie, więc pod tym względem nie musisz martwić się przepisami RODO;

- sposób zasilania – do Twojej dyspozycji są modele zasilane elektrycznie lub ręcznie, czyli wyposażone w mechanizm korbowy. Nie ulega wątpliwości, że to te pierwsze są znacznie wydajniejsze i komfortowe w codziennym użytkowaniu, więc to właśnie je polecamy szczególnie Twojej uwadze.

 

Artykuł partnera